Puji syukur alhamdulilah modul pelatihan SLIMS ini telah
kami selesaikan. Modul ini akan digunakan sebagai buku pendamping dalam
pelatihan pengelolaan otomasi perpustakan dengan program SLiMS (Senayan Library
Management System).
Buku ini berisi panduan instalasi program yang dibutuhkan,
yaitu:
-
Instalasi XAMPP yang akan menginstall program web server apache, MySQL dan PHP
sekaligus terinstal PhpMyAdmin untuk pengelolaan databasenya.
-
Instalasi master slims versi 5 dengan nama kode Meranti
Selain berisi cara instalasi program yang dibutuhkan, dalam
modul ini juga akan dijelaskan pengelolaan program untuk kebutuhan otomasi
perpustakaan. Materi meliputi:
- Bab
I. Pendahuluan
- Bab
II. Pengelolaan Slims
- Bab
III. Keanggotaan
- Bab
IV. Sirkulasi
- Bab
V. pelaporan
- Bab
VI. Tips Pengaturan Lainnya.
Semoga dengan modul panduan ini bisa dimanfaatkan untuk
implementasi pengembangan otomasi perpustakaan di tempat masing-masing peserta.
Kami ucapkan terima kasih atas perhatian para peserta untuk
mengikuti pelatihan ini dengan baik.
Penyusun.
Daftar Isi
Kata Pengantar. 1
Daftar Isi 2
Bab I. Pendahuluan.. 4
Tentang SLiMS. 4
Instalasi SLiMS di PC dan Laptop. 5
Kebutuhan Program.. 5
Mumulai Install XAMPP. 5
Menambahkan Password pada user root 12
Menambahkan Database. 16
Memasukkan Database Awal 18
Persiapan Install SLiMS. 22
Menjalankan Instalasi SLiMS. 27
Bab II. Pengelolaan SLiMS. 31
Penggunaan Slims untuk Pemustaka. 31
Mengubah Bahasa. 31
Pencarian Secara Umum.. 32
Pencarian Secara Khusus/Spesifik. 34
Pengaturan Awal. 36
Login Pustakawan. 36
Mengubah Profil 38
Mengatur Sistem.. 40
Mengganti Logo Perpustakaan. 42
Mengganti Background. 44
Mengedit Informasi Perpustakaan. 46
Bibliografi 48
Menambahkan Koleksi 48
Daftar Bibliografi 56
Menghapus Bibliografi 58
Edit Bibliografi 58
Mencetak Label Barkod. 59
Mencetak Label Spine. 62
Bab III. Keanggotaan.. 64
Tipe Keanggotaan. 64
Menghapus Tipe Keanggotaan. 66
Menambah Anggota. 67
Menambahkan Foto Anggota. 68
Mencetak Kartu Anggota. 71
Bab IV. Sirkulasi 74
Peminjaman Buku. 74
Pengembalian Buku. 78
Bab V. Laporan.. 80
Laporan Data Koleksi 80
Laporan Sejarah Peminjaman. 81
Laporan Statistik Pengunjung. 82
Laporan Lainnya. 82
Bab VI. Tips Pengaturan Lainnya.. 83
Menampilkan Presensi Pengunjung Perpustakaan. 83
Pengaturan GMD.. 84
Bab I.
Pendahuluan
Pendahuluan
Tentang SLiMS
Salah satu program untuk otomasi perpustakaan yang paling
banyak digunakan adalah SLiMS (Senayan Library Management System)
atau lebih banyak dikenal dengan nama SENAYAN. Program ini dikembangkan oleh
para pustakawan di Perpustakaan Departemen Pendidikan Nasional di Jakarta. Nama
Senayan diambil karena letak perpustakaan yang dekat dengan Senayan.
Program SLiMS ini mulai dikembangkan pada tahun 2006 dan
diluncurkan pada akhir tahun 2007 dengan versi yang sudah stabil, yaitu versi
3. Untuk versi 1 dan 2 tidak dipublikasikan. Pengembangan Senayan ini dilakukan
oleh tim SDC (Senayan Developers Community) yang dikoordinir oleh Hendro
Wicaksono, dengan programmer Ari Nugraha dan Wardiyono. Sementara dokumentasi
dikerjakan oleh Purwoko, Sulfan Zayd, M Rasyid Ridho, Arif Syamsudin. Pada
Januari 2012, developer SLiMS bertambah 2 orang, yaitu: Indra Sutriadi Pipii
(GOrontalo) dan Eddy Subratha (Jogjakarta).
Program Slims ini dikembangkan dengan uang negara, maka
program dibuat berlisensi terbuka di bawah GPL V3 (Open source) sehingga siapa
saja boleh menggunakan secara gratis, memodifikasi dan menyebarkan luaskan
kembali.
Sifat program multi platform sehingga bisa berjalan di
beberapa sistem operasi, seperti Linux, Windows, serta sistem operasi lainnya.
Pada tahun 2009 berhasil memenangkan INAICTA (Indonesia Information
Communication and Technology award). Program ini semakin lengkap dan
benar-benar dapat dimanfaatkan di perpustakaan sebagai program manajemen
perpustakaan karena banyak mendapat masukan para para milis pustakawan.
Program Senayan terbaru sudah mencapai versi 7 dengan nama
koding Cendana. Program ini juga telah digunakan di beberapa negara dan dengan
beberapa jenis bahasa. Penggunaan program ini juga di berbagai instansi
pemerintan, swasta dan lembaga lainnya, mulai dari sekolah dasar, sekolah
menengah pertama, sekolah menengah atas hingga perguruan tinggi, rumah sakit,
lembaga perpustakaan, dan lain sebaginya.
Instalasi SLiMS di PC dan Laptop
Program SLiMS atau Senayan berbasis web (web base) sehingga
untuk menjalankan program ini diperlukan browser (Mozilla Firefox, Internet
Explorer, Chrome, dll). Disarankan menggunakan browser Mozilla Firefox agar
dapat memperoleh kinerja yang baik.
Karena sebagian besar masyarakat kita menggunakan sistem
operasi Windows, maka pada pelatihan ini akan dimulai dengan instalasi Senayan
di sistem operasi Windows.
Kebutuhan Program
Program Senayan dikembangkan dengan bahasa PHP dan database
MySQL. Oleh karena itu, komputer (Laptop dan PC) yang akan menjalankan program
Senayan harus memiliki:
- Web
server
- PHP
Scripting
-
MySQL database server
Untuk instalasi ketiga jenis komponen tersebut di komputer
kita cukup melakukan instalasi XAMPP. Dengan instalasi program Xampp
maka dikomputer kita akan terpasang Apache web server, PHP, MySQL serta program
PhpMyAdmin yang akan digunakan untuk mengelola databasenya.
Mumulai Install XAMPP
Pada pelatihan ini telah disediakan master program yang
terdiri dari XAMPP, SLiMS release Meranti (versi 5) serta file dokumentasinya.
Untuk memulai instalasinya, ikuti langkah-langkah yang akan dijelaskan berikut
ini.
Pastikan Anda telah memiliki master program dalam bentuk CD
atau telah dicopy ke dalam komputer Anda. Diharapkan peserta telah memiliki
kemampuan dasar mengoperasikan Windows, sehingga bisa melakukan copy file dari
CD Master ke dalam komputer. Kemudian bisa menemukan kembali master program
tersebut dengan program Windows Explorer yang biasa digunakan untuk mengelola
file.
Setelah program master XAMPP dan SLiMS siap, langsung
lakukan instalasi XAMPP terlebih dahulu dengan cara klik dua kali pada file
xampp-win32-1.8.1-VC9-installer yang telah disediakan.
Halaman awal akan muncul gambar berikut.
Klik Next untuk melanjutkan. Tampil gambar berikut
ini.
Klik Next lagi sehingga mucul gambar berikut.
Pada gambar di atas terlihat bahwa program xampp akan
diinstal di folder C:\xampp. Klik Install untuk memulai instalasi.
Proses instalasi akan tampak seperti gambar berikut.
Tunggu hingga proses instalasi xampp selesai. Proses ini
membutuhkan waktu beberapa menit untuk ekstrak file dan instalasi.
Setelah proses ekstrak selesai, maka akan terjadi proses
konfirgurasi file xampp di windows seperti tampak pada gambar berikut.
Setelah proses ini selesai, maka akan muncul jendela finish
instalasi seperti gambar berikut.
Klik Finish. Muncul kotak dialog untuk mengatur service
seperti terlihat pada gambar berikut.
Klik Yes untuk mengaktifkan Control Panel untuk mengatur
service Xampp sehingga muncul gambar berikut.
Untuk mengaktifkan web server dan databasenya, klik Start
pada Apache dan MySQL. Modul Apache akan aktif seperti terlihat pada gambar
berikut.
Klik Start pada modul MySQL sehingga MySQL juga akan aktif
seperti terlihat pada gambar berikut.
Kedua modul inilah yang perlu diaktifkan agar web server dan
database siap digunakan.
Agar setiap komputer dinyalakan web server apache dan
database MySQL langsung aktif, maka aktifkan modul services. Caranya, Stop dulu
Apache dan MySQL sehingga keduanya akan tidak aktif. Setelah itu, klik tanda
silang di bawah modules service seperti terlihat pada gambar berikut.
Jika kedua modul service diaktifkan, maka akan pada module
service akan tampak seperti gambar berikut.
Kemudian ulangi lagi klik Start pada kolom Actions untuk
Apache dan MySQL. Hasilnya akan tampak seperti gambar berikut.
Untuk mencoba bahwa web server Apache dan database MySQL
server telah aktif, buka broser Mozilla Firefox, lalu ketikkan http://localhost pada baris alamat seperti
terlihat pada gambar berikut.
Tekan enter untuk membuka alamat tersebut. Maka akan muncul
halaman XAMPP seperti terlihat pada gambar berikut.
Klik English untuk menampilkan xampp dalam bahasa Inggris
sehingga tampilan akan tampak seperti gambar berikut.
Klik di sini.
|
Kemudian klik phpMyAdmin untuk memastikan bahwa MySQL sudah
aktif sehingga akan muncul gambar berikut ini.
Apabila halaman web seperti gambar di atas telah berhasil
ditampilkan, maka proses instalasi Xampp telah berhasil, webserver Apache dan
database MySQL telah aktif dan siap digunakan.
Menambahkan Password pada user root
Secara default, user database adalah root dan tanpa
password. Untuk instalasi slims nanti user harus menggunakan password. Oleh
karena itu, user root akan kita tambahkan password. Caranya, buka localhost
pada browser sehingga menampilkan halaman xampp, lalu klik link Security
seperti terlihat pada gambar berikut.
Halaman Xampp Security akan ditampilkan seperti pada gambar
berikut.
Klik lin http://localhost/secirity/xamppsecurity.php seperti
terlihat pada gambar di atas. Halaman untuk pengisian password root akan
ditampilkan.
Masukkan password untuk root seperti gambar di atas.
Selanjutnya klik tombol Password changing. Password root telah berhasil diubah,
pesan tersebut nampak seperti gambar berikut.
Agar password tersebut aktif, maka matikan dulu MySQL,
kemudian aktifkan lagi. Caranya, klik dua kali pada ikon Xampp di taskbar
windows di bagian kanan bawah.
Klik di sini, lalu klik dua kali pada ikon Xampp
|
Kotak dialog Xampp akan ditampilkan. Klik Stop pada MySQL
hingga non aktif.
Setelah klik Stop hingga modul MySQL nonaktif, aktifkan lagi
dengan klik Start.
Untuk memastikan bahwa user database telah aktif, buka
dengan alamat localhost/phpmyadmin. Maka halaman login untuk masuk ke dalam
database akan ditampilkan.
Masukkan user root serta isi dengan password yang telah kita
seting sebelumnya. Klik Go. Halaman pengelolaan database akan ditampilkan.
Menambahkan Database
Selanjutnya untuk menambahkan database baru yang akan
digunakan untuk menyimpan data perpustakaan, klik pada Home untuk masuk ke
halaman depan.
Setelah klik Home, maka akan tampil seperti gambar awal
phpmyadmin seperti gambar berikut.
Klik tombol Database seperti terlihat pada gambar di atas.
Hasilnya akan tampak halaman database seperti berikut.
Pada bagian Create database, masukkan nama database
perpustakaan seperti terlihat pada gambar di atas. Klik tombol Create untuk
menciptakan database tersebut. Hasilnya akan tampak seperti gambar berikut.
Database perpustakaan telah dibuat.
Memasukkan Database Awal
Setelah database dibuat, langkah selanjutnya adalah
memasukkan data awal dengan cara, klik nama database perpustakaan.
Halaman database masih kosong seperti terlihat pada gambar
berikut.
Klik tombol Import untuk mengambil data awal. Halaman import
akan ditmapilkan seperti terlihat pada gambar berikut.
Klik Browse dan pilih file senyan.sql yang ada di folder web
perpustakaan/install seperti terlihat pada gambar berikut.
Setelah file senayan.sql dipilih, klik tombol Open. File
akan terpilih seperti terlihat pada gambar berikut.
Klik tombol Go. Proses import data akan berlangsung. Setelah
selesai, tabel-tabel akan muncul di panel sebelah kiri seperti terlihat pada
gambar berikut.
Database sudah siap, dan proses instalasi SLiMS bisa
dilaksanakan.
Persiapan Install SLiMS
Saat kita selesai menginstall Xampp, maka di komputer kita
akan terdapat folder Xampp yang ada di drive C:. Untuk menampilkan drive C:,
buka Windows Explorer dengan cara klik Satar, klik Computer (untuk Windows 7),
atau klik kanan pada Start, pilih Windows Explorer (untuk windows XP) seperti
terlihat pada gambar berikut.
Selanjutnya klik drive C sehingga di bagian kanan akan
muncul folder Xampp seperti terlihat pada gambar berikut.
Klik dua kali pada folder xampp agar folder tersebut bisa
terbuka. Di dalam folder xampp akan tampil sub folder yang isinya seperti
terlihat pada gambar berikut.
Folder htdocs inilah yang disebut sebagai
web folder. Master SLiMS nantinya akan dimasukkan ke dalam folder ini. Oleh
karena itu, buka folder ini dengan cara klik dua kali sehingga isi folder
htdocs akan ditampilkan seperti gambar berikut.
Copykan master SLiMS dari master ke dalam folder ini.
Caranya, klik kanan pada file SLiMS di folder master, lalu klik Copy.
Pindah ke folder htdocs, lalu klik kanan dan pilih Paste.
Hasilnya, file master SLiMS dengan nama
slims5-meranti-update6.tar telah tercopy di folder htdocs seperti terlihat pada
gambar berikut ini.
Langkah selanjutnya ekstrak file tersebut ke dalam folder
htdocs. Untuk bisa melakukan ekstrak, dibutuhkan program winrar, karena file
master ini adalah file terkompresi.
Apabila program Winrar telah tersedia di komputer Anda, maka
ikon file master akan nampak seperti gambar di atas. Jika tidak nampak seperti
gambar di atas, maka perlu dilakukan install program winrar terlebih dahulu.
Cara ekstrak file master slims tersebut adalah dengan cara
klik kanan pada file slims, lalu klik Extract here seperti terlihat pada gambar
berikut.
Setelah proses ekstrak selesai, maka akan tampil folder
slims5-meranti seperti telrihat pada gambar berikut.
Ubahlah nama folder tersebut sesuai dengan nama perpustakaan
masing-masing. Cara mengubah nama, klik kanan pada folder, lalu klik Rename.
Langsung ketik nama perpustakaan masing-masing. Hasilnya akan tampak seperti
gambar berikut.
Sebagai contoh, nama folder di atas diganti dengan nama
perpustakaan. Folder inilah yang berisi program slims. Untuk mengeceknya, klik
dua kali pada nama folder perpustakaan sehingga isinya akan tampak seperti
gambar berikut.
Menjalankan Instalasi SLiMS
Setelah database siap, langkah selanjutnya adalah melakukan
proses instalasi. Langkahnya, masukkan alamat localhost/perpustakaan pada baris
alamat seperti terlihat pada gambar berikut.
Lalu tekan Enter. Muncul halaman awal untuk memulai
instalasi seperti terlihat pada gambar berikut.
Klik tombol Let’s Start The Installation. Selanjutnya akan
tampil seting konfigurasi untuk databasenya. Isikan seperti contoh berikut ini.
Database Host diisi dengan localhost, Database
Name diisi dengan perpustakaan, username diisi dengan root dan
password diisi dengan password root yang telah ditambahkan. Apabila ingin
menambahkan sample data, bisa klik pilihan Yes untuk bagian Generate Sample
Data. Selanjutnya klik tombol Continue.
Setelah proses instalasi selesai, maka akan muncul halaman
seperti berikut ini.
Klik Start SLiMS untuk masuk ke halaman SLiMS. Halaman SLiMS
akan tampak seperti gambar berikut.
Untuk keamanan, hapus folder Install di dalam folder
perpustakaan seperti terlihat pada gambar berikut.
Klik pada folder install, tekan tombol Delete pada keyboard.
Folder install telah terhapus.
Bab II.
Pengelolaan SLiMS
Pengelolaan SLiMS
Bab ini akan membahas secara umum bagamana memanfaatkan
program slims ini untuk pencarian katalog. Pada saat instalasi, telah
terinstall sampel data sehingga bisa dicoba untuk pencarian buku.
Penggunaan Slims untuk Pemustaka
Program slims sangat membantu bagi pemakai layanan
perpustakaan atau pemustaka. Dengan program slims ini pemustaka dapat
menelusuri berbagai koleksi yang akan dipinjam.
Mengubah Bahasa
Program slims ini telah mendukung 8 bahasa, yaitu: bahasa
Indonesia, Inggris, German, Malaysia, Arab, Portugis, Spanyol, Bangladesh dan
Thailand. Saat selesai install, bahasa defaultnya menggunakan bahasa Inggris.
Untuk mengganti bahasa caranya sangat mudah, pada bagian Select Language pilih
Indonesia.
Tampilan dalam bahasa indonesia akan tampak seperti gambar
berikut.
Dengan bahasa yang sesuai, maka sistem menu akan mudah
dipahami bagi para pemustaka.
Pencarian Secara Umum
Untuk pencarian buku bisa langsung diketikkan kata kunci,
lalu tekan Enter. Misalnya pada kata kunci dimasukkan kata “linux”.
Setelah ditekan Enter, hasil pencarian akan ditampilkan
seperti terlihat pada gambar berikut.
Untuk menampilkan detail buku, klik pada judul buku.
Hasilnya akan tampak seperti gambar berikut.
Pada bagian kiri muncul gambar cover buku. Di bagian kanan
tampil profil buku, mulai pengarang, edisi No. Panggil, ISBN, dan seterusnya.
Pada bagian pengarang, satu buku bisa ditulis oleh beberapa nama pengarang.
Pada nama pengarang muncul link. Ini artinya, jika diklik pada nama pengarang,
maka akan tampil buku yang dikarang oleh penulis tersebut. Jadi klik pada nama
penulis sama artinya mencari dengan kata kunci penulis.
Data buku berikutnya seperti terlihat pada gambar berikut.
GMD (General Material Designation) bisa diarikansebagai
penunjukan bahan secara umum ataujenis bahan/media katalog. Dalam slims karya
pustaka bisa dalam berbagai bentuk bahan atau jenis, seperti: teks, gambar,
gambar teknik, film, cd, microform, manuscript, file komputer, diorama, video
recording, globe, dan lain sebagainya. Pada lampiran berkas bisa diisi dengan
file yang dilampirkan. Misalnya pustaka dalam bentuk movie, maka movie tersebut
bisa dilampirkan dan bisa diputar secara langsung dengan klik pada lampiran.
Untuk bagian ketersediaan, jika buku tersedia artinya koleksi tersebut ada
dalam perpustakaan. Jika tidak tersedia, mungkin sedang dipinjam dan belum
dikembalikan.
Pencarian Secara Khusus/Spesifik
Untuk menemukan koleksi pustaka secara cepat sesuai yang
diinginkan, maka slims telah menyediakan sistem pencarian khusus atau spesifik.
Dengan bantuan ini, maka kita bisa mencari bahan koleksi dengan nama pengarang
tertentu, penerbit tertentu, subjek tertentu atau jenis GMD/Media tertentu.
Cara mencari bahan koleksi dengan pencarian khsusus
langkahnya adalah sebagai berikut.
- Klik pada Pencarian Spesifik yang ada di bawah kolom pencarian umum.
- Halaman pencarian spesifik akan ditampilkan seperti terlihat pada gambar berikut.
- Ada 6 jenis filter pencarian spesifik, yaitu Pengarang, ISBN/ISSN, Tipe Koleksi, Subyek, GMD dan Lokasi. Jika ingin mencari koleksi berdasarkan nama pengarang tertentu, masukkan nama pengarang di kolom Pengarang, lalu klik Pencarian. Sebagai contoh akan dimasukkan kata kunci pencarian Kofler untuk nama pengarang, lalu klik tombol Pencarian yang ada di bawahnya, maka hasilnya akan tampak seperti gambar berikut.
Pengaturan Awal
Sebelum slims digunakan untuk mengelola bahan koleksi
perpustakaan, maka perlu diatur terlebih dahulu konfigurasinya seperti: nama
perpustakaan, alamat, informasi layanan, dan lain sebagainya.
Login Pustakawan
Untuk dapat mengatur seting ini, maka perlu login sebagai
pustakawan atau pengelola perpustakaan. Klik menu MASUK Pustakawan yang
ada di kanan atas seperti terlihat pada gambar berikut.
Muncul halaman login. Masukkan user: admin password: admin.
Klik Masuk, atau tekan enter. Halaman awal Pustakawan akan
tampak seperti gambar berikut.
Ada dua menu, yaitu menu bagian atas serta menu panel kiri.
Menu panel kiri merupakan menu yang paling banyak digunakan dalam pengelolaan
koleksi. Oleh karena itu, pada menu kiri telah ditambahkan shortcut keyboard.
Dengan shortcut ini kita bisa menjalankan secara langsung melalui penekanan
tombol keyboar.
Untuk menampilkan shortcut, tekan tombol Ctrl sehingga
muncul keterangan shortcut keyboard seperti gambar berikut.
Keterangan shortcut pada menu kiri muncul, seperti: untuk
menu paling atas, yaitu Change User Profiles adalah Ctrl+1. Jika ingin membuka
menu ini, tidak perlu menggunakan mouse, tetapi cukup menekan tombol CTRL dan
angka 1 sehingga menu akan langsung ditampilkan. Demikian juga untuk menu
dibawahnya, bisa menggunakan Ctrl+2 untuk menambahkan koleksi pustaka, Ctrl+3
untuk operasi peminjaman, Ctrl+4 untuk pengembalian koleksi dan Ctrl+5 untuk
menambahkan anggota baru perpustakaan.
Sedangkan shortcut menu atas bisa ditampilkan dengan menekan
tombol Shift. Untuk menu pertama, yaitu Home, tekan Shift+home, menu kedua
Shift+F2 dan seterusnya.
Mengubah Profil
Pertama-tama, perlu mengedit profil pustakawan dengan cara
tekan Ctrl+1 atau klik pada menu Change User Profiles. Halaman edit profil akan
ditampilkan seperti gambar berikut.
Klik tombol Edit untuk mengubah profil admin. Setelah klik
Edit, maka kolom-kolom dapat diedit. Edit sesuai kebutuhan, misalnya seperti
pada gambar berikut ini.
Agar password tidak disalahgunakan oleh orang lain, silakan
edit password standar dengan password baru yang Anda inginkan. Klik Update.
Profil user telah berhasil diedit.
Untuk mencoba password baru, silakan logout terlebih dahulu
dengan klik tombol Logout yang ada di kanan atas, lalu login kembali dengan
user dan password yang telah diubah.
Mengatur Sistem
Sistem digunakan untuk mengatur berbagai konfigurasi,
seperti mengubah info perpustakaan, mengatur grup anggota, seting konten,
pengaturan index koleksi, dan lain-lain. Untuk masuk ke sistem, klik pada
System yang ada di menu atas.
Halaman pengaturan sistem akan tampak seperti gambar
berikut.
Tampilan pertama adalah konfigurasi sistem, yang berisi nama
perpustakaan, sub nama perpustakaan, dan seterusnya. Pada bagian default
language bisa dipilih bahasa Indonesia. Sebagai contoh, sistem konfigurasi awal
akan diisi seperti gambar berikut.
Setelah selesai, klik tombol Save Settings. Hasilnya akan
tampak seperti gambar berikut.
Karena sistem kita pilih bahasa Indonesia, maka semua menu
berubah menjadi bahasa Indonesia. Apakah kita harus menggunakan bahasa
Indonesia atau Inggris, tergantung kesukaan pustakawan masing-masing. Yang
sudah terbiasa dengan istilah bahasa Inggris, tentu akan kebingungan jika
diganti dengan bahasa Indonesia, atau sebaliknya.
Untuk pengaturan sistem lainnya, seperti: cetak bukti
sirkulasi, pengembalian kilat, dan lain-lain bisa diatur sesuai kebutuhan.
Setelah konfigurasi sistem diatur, maka pada halaman publik
telah berubah seperti gambar berikut.
Nama perpustakaan dan sub judul telah diubah sesuai dengan
kondisi perpustakaan masing-masing.
Mengganti Logo Perpustakaan
Logo slims bisa diganti dengan logo perpustakaan
masing-masing. Cara menggantinya adalah mengganti file logo slims ditimpa
dengan file logo perpustakaan masing-masing. Caranya:
- Cari lokasi gambar logo slims. Untuk mengetahui lokasi gambar logo slims, klik kanan pada logo, lalu klik View Background Image.
- Gambar logo slims akan ditampilkan seperti gambar berikut.
- Pada baris alamat di bagian atas terlihat bahwa gambar logo slims ini ada di folder template/default/images/logo.png. Nama file adalah logo.png. File ini akan kita ganti dengan cara menimpa file tersebut dengan file logo perpustakaan masing-masing dengan nama file yang sama.
Logo perpustakaan dengan nama logo.png telah ditambahkan
pada folder tersebut. Hasilnya, halaman depan akan tampak seperti gambar
berikut.
Mengganti Background
Untuk mengganti background sesuai dengan gambar perpustakaan
masing-masing, caranya adalah sebagai berikut.
- Ganti gambar pada folder template/default/image. Gambar yang harus diganti adalah gambar 1.jpg dan 2.jpg.
- Gambar 1 dan 2 ini yang harus diganti. Format gambar adalah jpg. Untuk itu, siapkan gambar jpg dengan ukuran 800x500 pixel untuk masing-masing gambar. Hasilnya akan tampak seperti gambar berikut.
Jika dilihat di halaman depan, maka akan tampak seperti
gambar berikut.
Mengedit Informasi Perpustakaan
Pada halaman depan, informasi tentang perpustakaan. Jika
diklik diklik InfoPerpustakaan di halaman depan, maka akan tampil halaman
informasi perpustakaan seperti gambar berikut.
Untuk mengedit halaman tersebut, langkahnya adalah sebagai
berikut.
Login Pustawakan, lalu klik menu Sistem. Pada panel sebelah
kiri, klik Konten atau tekan Ctrl+2.
Halaman konten akan ditampilan seperti gambar berikut.
Klik ikon Edit pada konten Library Information. Kemudian
klik tombol Edit untuk memulai mengedit informasinya.
Klik tombol Perbaharui.
Bibliografi
Pada bibliografi ini digunakan untuk mengelola koleksi
perpustakaan. Dalam modul ini kita bisa menambahkan koleksi, melihat daftar
koleksi, memeriksa koleksi yang sedang dipinjam, dan lain sebagainya.
Menambahkan Koleksi
Sebelum menambahkan koleksi baru, perlu disiapkan data
koleksi secara lengkap untuk masing-masing koleksi. Agar informasi lebih jelas,
apabila koleksi dalam bentuk buku, cover buku bisa discan terlebih dahulu untuk
ditambahkan dalam koleksi.
Untuk menambahkan koleksi baru atau bibliograf baru, bisa
dilakukan melalui klik menu Tambah Bibliografi baru atau tekan Ctrl+2.
Halaman untuk input katalog akan ditampilkan seperti gambar
berikut.
Masukkan data-data buku yang akan ditambahkan, mulai dari
judul buku atau koleksi, pernyataan tanggungjawab bila koleksi dalam bentuk
rekaman atau lagu atau bentuk lainnya, edisi, info detial spesifik bisa diisi
dengan sinopsis buku, pemrosesan nomor eksemplar, pengarang, GMD (Genaral
Material Designation) atau sifat fisik atau bentuk fisik koleksi, call nuber,
subjek, penerbit, klasifikasi dan lain-sebagainya.
Untuk pengisiannya coba perhatiakan form pengisian berikut
ini.
Untuk kolomPemrosesan nomor exsemplarbisa digunakan
untuk memasukkan buku paket. Misalnya buku paket TIK atau Komputer berjumlah
30, maka pada bagian tersebut pola bisa diisiPKOM00, dari 1 ke 40. Kode
eksemplar yang dihasilkan adalah PKOM001, PKOM002…PKOM0030. Walaupun sudah
dibuat kode eksemplar khusus seperti ini, jika ada tambahan buku bisa
ditambahkan lagi secara manual.
Klik tambah data pengarang untuk menambahkan pengarang buku.
Kotak dialog untuk penambahan pengarang akan ditampilkan.
Ketik nama, lalu klik Sisipkan dalam Bibliografi. Hasilnya,
nama pengarang akan dimasukkan seperti gambar berikut.
Nama pengarang bisa dimasukkan lebih dari satu nama sesuai
yang tercantum pada buku.
Pada bagian GMD pilih Text untuk koleksi dalam bentuk buku
seperti terlihat pada gambar berikut.
Untuk kolom GMD ini bisa diseting tersebih dahulu
disesuaikan dengan jenis koleksi masing-masing perpustakan. Misalnya untuk jenis
koleksi di perpustakaan hanya terdiri dari buku, kaset, cd pembelajaran, koran,
dan LKS, maka data GMD bisa diatur hanya menampilkan data jenis koleksi seperti
itu saja. Untuk masalah pengaturan GMD bisa dilihatdi bab Tips Pengaturan
Lainnya.
Kolom berikutnya adalah Kala Terbit, diisi jika koleksi
dalam bentuk jurnal yang terbit secara berkala, seperti: mingguna, bulanan,
tahunan, dan seterusnya.
Kolom berikutnya adalah memasukkan ISBN/ISSN. Untuk kolom
publisher, karena belum pernah memasukkan nama penerbit, maka pada dropdown
belum ditemukan daftar penerbit.
Untuk itu, masukkan nama penerbit di kolom kanannya seperti
terlihat pada gambar berikut.
Demikian juga untuk pengisian Publishing Place atau kota
penerbit, karena belum ada pilihan, masukkan kota penerbit di kolom kosong di
sebelah kanannya.
Setelah pengisian lengkap, klik tombol Simpan.
Untuk melihat hasilnya, jika dilihat di daftar bibliografi,
maka buku tersebut telah diisi dengan jumlah eksemplar sebanyak 30 eksemplar
seperti terlihat pada gambar berikut.
Kode eksemplarnya bisa dilihat dengan mengedit data koleksi
tersebut dan lihat pada bagian Data koleksi. Data koleksi akan dikasih kode
seperti terlihat pada gambar berikut.
Untuk menambah eksemplar baru atau buku baru dengan judul
yang sama, klik edit terlebih dahulu, lalu klik tombol Tambah Eksemplar Baru
seperti gambar berikut.
Kotak dialog untuk penambahan eksemplar baru akan
ditambahkan.
Kode Eksemplar bisa ditambahkan dengan nomor setelah 30,
yaitu: PKOM31 dan seterusnya. Kolom lainnya bisa diisi sesuai kebutuhan.
Sebagai catatan, apabila buku yang dimasukkan hanya 1
eksemplar, kode Pemrosesan nomor eksemplar bisa dikosongkan dan buku bisa
dimasukkan secara manual. Atau kode diisi nomor eksempar 1 ke 1 agar
menghasilkan satu buku saja.
Untuk mencoba hasil penambahan koleksi baru tersebut, pada
halaman depan, ketik kata kunci nama pengarangnya akan muncul hasil pencarian
seperti gambar di bawah ini.
Daftar Bibliografi
Daftar bibliografi digunakan untuk menampilkan koleksi yang
telah masuk di slims. Untuk melihat ini, klik menu Bibliografi yang ada di menu
atas.
Halaman bibliografi akan ditampilkan seperti gambar berikut.
Pada halaman awal ini telah menampilkan Bibliografi. Untuk
menampilkan daftar bibliografi ini, bisa diklik pada menu Daftar Bibliografi
atau tekan Ctrl+1.
Pada halaman bibliografi ini kita bisa mengedit dan
menghapus koleksi yang sudah ada. Demikian juga kita bisa mencari katalog
dengan mudah melalui kolom pencarian.
Untuk mengurutkan bibliografi berdasarkan judul, bisa diklik
pada judul kolomnya seperti terlihat pada gambar berikut.
Setelah diklik pada Judul, maka koleksi atau bibliografi
akan diurutkan berdasarkan judul seperti terlihat pada gambar berikut.
Menghapus Bibliografi
Untuk menghapus bibliografi caranya klik pada item yang akan
dihapus, lalu klik tombol Hapus Data Terpilih.
Kedua data telah terhapus.
Edit Bibliografi
Untuk mengedit bibliografi, cukup klik pada ikon edit
sehingga halaman editing akan ditampilkan.
Halaman diting akan ditampilkan seperti gambar berikut.
Klik tombol Edit terlebih dahulu untuk memulai edit
bibliografi.
Mencetak Label Barkod
Buku koleksi di perpustakan biasanya ditambahkan label buku.
Untuk sistem slims ini telah dilengkapi sistem pencetakan label yang nantinya
akan ditempelkan pada buku. Label yang ditempelkan di dalam buku biasanya ada 3
jenis label, yaitu: label yang menunjukkan kode eksemplar, label klasifikasi
buku yang digunakan untuk mengelompokkan koleksi buku dan lokasi rak, serta
label katalog yang biasanya dimasukkan ke dalam kantong buku di halaman
belakang.
Apabila sebuah buku dengan kode klasifikasi yang sama
(artinya bukunya sama), maka masing-masing buku akan dibedakan dengan kode
eksemplarnya. Karena dalam sistem peminjaman, yang dicatat dalam kode transaksi
adalah kode eksemplarnya. Oleh karena itu, dalam program ini, kode eksemplar
yang dicetak dalam barkod adalah kode eksemplar. Untuk memudahkan sistem
pengaturan di rak, kode eksemplar ini bisa diberikan kode tambahan penomoran
rak dan jenis koleksinya. Misalnya kode label seperti ini: 020-A101. Kode 020
adalah untuk buku dengan klasifikasi Ilmu perpustakaan dan informasi. Kode A1
menunjukkan rak A urutan pertama, jika misalnya rak A ada beberapa kelompok.
Sedangkan 01 adalah kode eksempar pertama. Apabila buku tersebut berjumlah
kurang dari 100, karena nilai maksimalnya mencapai 99 (eksemplar ke 99 untuk
judul buku yang sama). Apabila dalam satu sekolah memiliki jumlah eksemplar
lebih dari 100 untuk judul buku yang sama, maka sebaiknya kode dibuat 3 digit, misalnya
020-A1001. Jadi pada saat memasukkan buku paket dengan jumlah buku 300
eksemplar (untuk sekolah SMP Negeri bisa mencapai ratusan), maka saat mengisi
proses eksemplar, kode yang ditambahkan adalah: 020-A1000 (angka nol tiga
digit), dan isian dari diisi dengan 1 ke diisi dengan 300. Maka hasil proses
eksempar akan menghasilkan kode 020-A1001, 020-A1002 hingga 020-A1300.
Untuk mencetak kode label eksemplar dalam barkod, klik pada
Cetak Barkod Eksemplar seperti terlihat pada gambar berikut.
Halaman judul buku akan ditampilkan. Klik kotak cek pada
judul buku yang akan dicetak barkodnya seperti gambar berikut.
Langkah selanjutnya, klik tombol Tambahkan Dalam Antrian.
Kotak dialog konfirmasi akan ditampilkan. Klik OK untuk mengkonfirmasi.
Selanjutnya, klik tombol Cetak Barkod untuk Data Terpilih,
yang ada di kanan atas.
Halaman untuk pemilihan jenis printer dan preview cetak
barkod akan ditampilkan seperti gambar berikut.
Pastikan printer telah siap dan kertas stiker (berlem) juga
telah terpasang di printer. Pilih jenis printer yang sesuai, lalu klik OK untuk
mulai mencetak. Setelah itu, potong masing-masing barkod di kertas stiker
tersebut, lalu tempelkan pada masing-masing eksemplar buku. Kode eksemplar
inilah yang nantinya digunakan untuk peminjaman atau transaksi buku.
Mencetak Label Spine
Label Spine adalah label yang biasanya ditempelkan di
punggung buku. Label ini berisi infomasi tentang klasifikasi buku tersebut,
mulai dari kode jenis buku dan singkatan pengarangnya.
Untuk mencetak label spine ini caranya mudah, klik pada
Pencetakan label, lalu pilih buku yang akan dicetak labelnya dengan klik kotak
cek di sebelah kirinya seperti terlihat pada gambar berikut.
Klik pada Tambahkan Dalam Antirian, lalu klik Cetak Label
Data Terpilih. Hasilnya akan tampak seperti gambar berikut.
Preview cetak label spine ditampilkan. Klik OK untuk mulai
mencetak spine atau label punggung. Untuk cetak label ini juga perlu dicetak
pada kertas stiker sehingga hasilnya bisa langsung ditempelkan pada punggung
buku.
Bab III.
Keanggotaan
Keanggotaan
Bab ini akan menjelaskan tentang pengelolaan anggota
perpustakaan. Fungsi utama keanggotaan adalah untuk mengatur jenis anggota,
menambahkan anggota, serta mengedit keanggotaan.
Tipe Keanggotaan
Tipe atau jenis keanggotaan bisa diatur sesuai kebutuhan.
Untuk perpustakaan sekolah, tipe keanggotaan bisa diatur sesuai dengan anggota
civitas sekolah, misalnya siswa, guru, wali murid, dan lain-lain.
Untuk menambahkan tipe keanggotaan, klik menu keanggotaan
yang ada di menu atas, lalu klik menu Tipe Keanggotaan.
Setelah diklik Tipe Keanggotaan, maka halaman tipe
keanggotaan akan ditampilkan seperti gambar berikut. Saat ini telah terisi satu
tipe keanggotaan, yaitu Standard. Tipe keanggotaan ini akan kita ganti sesuai
dengan kondisi di sekolah.
Klik Tambah Tipe Anggota Baru. Halaman untuk menambah tipe
anggota akan ditampilkan.
Isi sesuai kebutuhan. Sebagai contoh, pada gambar di atas
ditambahkan tipe keanggotaan Siswa dengan ketentuan seperti yang diisikan pada
gambar di atas. Klik tombol Simpan. Hasilnya akan tampak seperti gambar
berikut.
Tambahkan tipe keanggotaan lainnya sesuai kebutuhan.
Hasilnya akan tampak seperti gambar berikut.
Menghapus Tipe Keanggotaan
Untuk menghapu tipe keanggotaan, caranya sangat mudah, klik
pada kotak cek di sebelah kiri tipe keanggotaan yang akan dihapus, lalu klik
Hapus Data Terpilih.
Dengan dihapusnya tipe keanggotaan Standard, maka sekarang
tinggal 3 tipe keanggotaan.
Menambah Anggota
Untuk menambahkan anggota, klik pada menu Tambah Anggota.
Halaman tambah anggota akan ditampilkan. Isi form tersebut
secara lengkap seperti terlihat pada gambar berikut.
Klik Simpan untuk menyimpan anggota baru yang ditambahkan.
Hasilnya akan tampak seperti gambar berikut.
Menambahkan Foto Anggota
Slims telah melengkapi fasilitas untuk pemotretan langsung
calong anggota. Untuk menambahkan foto anggota, edit data anggota dengan klik
ikon edit yang ada di sebelah kiri ID anggota.
Halaman editing anggota akan ditampilan. Klik tombol Edit
untuk memulai mengedit data anggota. Gulung layar sehingga bagian foto
ditampilkan.
Apabila file foto telah tersedia bisa langsung diambil
dengan klik Browse dan pilih file foto anggota. Namun jika file foto belum
tersedia, bisa langsung memotret anggota. Tentu saja komputer slims telah dilengkapi
dengan kamera atau webcame yang ada di laptop. Untuk mengaktifkan kamera klik
tombol Load Camera. Jika muncul kotak dialog seperti berikut ini, klik tombol
Allow.
Kamera akan aktif seperti gambar berikut ini.
Setelah posisi foto pas, klik tombol Capture. Hasilnya akan
tampak seperti gambar berikut ini.
Setelah foto masuk, maka pada keanggotaan akan muncul
seperti gambar berikut.
Mencetak Kartu Anggota
Anggota perpustakaan biasanya memiliki kartu keanggotaan.
Slims telah dilengkapi fasilitas untuk mencetak kartu anggota bagi para
anggotanya. Untuk mencetak kartu anggota, klik menu Kartu Anggota.
Halaman Kartu Anggota akan ditampilkan seperti gambar
berikut.
Klik kotak cek pada anggota yang akan dicetak, lalu klik
tombol Tambahkan Dalam Antrian. Langkah selanjutnya klik tombol Cetak Kartu
Anggota dari Data Terpilih.
Hasilnya, kartu anggota akan ditampilkan dan langsung
dicetak.
Bab IV.
Sirkulasi
Sirkulasi
Sirkulasi merupakan kegiatan peminjaman buku koleksi
perpustakan kepada para pemustaka yang akan meminjam atau mengembalikan buku.
Dalam proses pinjam dan kembalikan buku atau koleksi ini, kode yang dimasukkan
dalam transaksi adalah kode eksemplarnya.
Peminjaman Buku
Sebelum melakukan peminjaman buku, pemustaka (anggota perpustakaan)
bisa mencari koleksi langsung ke rak buku dan mengambil bukunya, atau bisa
melalui komputer yang telah disediakan oleh perpustakaan. Jika melalui
komputer, pemustaka bisa mencatat kode eksempar atau judul buku yang ingin
dipinjam.
Untuk proses peminjaman, caranya adalah sebagai berikut.
- Klik pada menu Sirkulasi yang ada di menu atas. Halaman awal untuk proses sirkulasi akan ditampilkan seperti gambar berikut.
- Apabila perpustakaan telah memiliki alat barkod (pembaca kode), maka petugas bisa langsung membaca kartu anggota perpustakaan yang ada kode barkodnya. Namun jika tidak memiliki alat tersebut, pada ID Anggota bisa langsung dimasukkan secara langsung dengan mengetikan No. ID nya.
- Halaman identitas anggota akan ditampilkan seperti gambar berikut.
- Langkah selanjutnya, klik Peminjaman untuk mencatat buku yang akan dipinjam. Halaman akan menampilkan kode buku yang akan dipinjam.
- Masukkan kode buku, atau langsung scan dengan alat barkod kode barkod yang ada di buku. Klik tombol Pinjam. Sebagai catatan, apabila menggunakan alat barkod, maka kita tidak perlu mencatatat dan menekan tombol Enter, karena pada prinsipnya, alat barkod adalah memindai kode, mengetikkan kode pada kolom yang akan diisi dengan kode dan melakukan enter untuk memproses.
Halaman daftar peminjaman akan ditampilkan pada gambar
berikut.
- Jika meminjam lebih dari satu, bisa diulangi memasukkan kode buku berikutnya. Setelah selesai, klik Tombol Selesai Transaksi. Proses transaksi pinjam buku telah selesai dan akan tampil halaman transaksi seperti gambar berikut.
Untuk melihat daftar peminjaman, bisa diklik pada menu
Sejarah Peminjaman. Halaman Sejarah Peminjaman akan ditampilkan seperti gambar
berikut.
Pada halaman di atas terlihat, bahwa buku yang sedang
dipinjam pada status peminjamannya tertulis Sedang Dipinjam. Untuk buku yang
telah dikembalikan statusnya tertulis Telah Kembali.
Pengembalian Buku
Apabila buku telah selesai dipinjam, maka buku akan
dikembalikan ke perpustakaan. Proses pengembalian buku adalah sebagai berikut.
- Klik menu Pengembalian Kilat seperti terlihat pada gambar berikut.
- Masukkan ID Eksemplar dengan scan barkod atau inpus secara langsung, lalu klik Kembali.
- Setelah klik Kembali, maka halaman konfirmasi telah kembali akan menampilkan data buku seperti gambar berikut.
- Pada sejarah peminjaman telah berubah, bahwa buku tersebut statusnya telah kembali.
Bab V.
Laporan
Laporan
Bab ini akan menjelaskan berbagai laporan yang dapat
disajikan oleh pustakawan melalui program slims, seperti: laporan daftar
koleksi, laporan peminjaman, laporan keanggotaan, laporan pengunjung
perpustakaan dan lain-lain. Pada prinsipnya, semua jenis laporan sudah
disiapkan di program slims ini. Jika dibutuhkan untuk dicetak, maka tinggal
mencetak jenis laporan yang dibutuhkan.
Laporan Data Koleksi
Untuk memulai membuat laporan, klik pada menu Pelaporan yang
ada di menu atas. Halaman laporan akan tampak seperti gambar berikut.
Klik Unduh Laporan untuk mencetak laporan Data Koleksi.
Tampilan laporan akan tampak seperti gambar berikut.
Laporan Sejarah Peminjaman
Untuk laporan Sejarah Peminjaman akan menampilkan history
peminjaman yang telah terjadi. Untuk menampilkan laporan ini, klik pada menu
Sejarah Peminjaman. Hasilnya akan tampak seperti gambar berikut.
Untuk lapran bisa langsung diklik tombol Cetak Halaman ini,
atau klik Ekspor ke format spreadsheet untuk mendapatkan data dalam format
tabel yang nantinya juga bisa dicetak.
Laporan Statistik Pengunjung
Klik pada menu Statistik Pengunjung, maka halaman Laporan
Pengunjung Perpustakaan akan ditampilkan seperti gambar berikut.
Data pengunjung ini adalah catatan kunjungan yang diinputkan
dari halaman kusus pengunjung. Untuk menampilkan halaman kunjungan, lihat di
bab Tips Pengaturan lainnya.
Laporan Lainnya
Laporan lainnya bisa dilakukan dengan cara yang sama, yaitu
klik jenis laporan yang ada di menu sebelah kiri, lalu klik tombol untuk
mencetak laporan.
Bab VI.
Tips Pengaturan Lainnya
Tips Pengaturan Lainnya
Bab ini akan menjelaskan beberapa pengaturan yang dimiliki
oleh program slims dan belum dibahas pada bab-bab sebelumnya. Tips-tips
tersebut adalah sebagai berikut.
-
Menampilkan modul presensi pengunjung perpustakaan.
-
Mengubah jenis GMD.
Menampilkan Presensi Pengunjung Perpustakaan
Fasilitas ini digunakan untuk mencatat kunjungan perpustakaan
berdasarkan kelompok anggota. Kelompok anggota telah diatur pada jenis atau
tipe keanggotaan, seperti: siswa, guru, dan lain-lain.
Untuk menampilkan halaman pengunjung, caranya adalah sebagai
berikut.
- Halaman khusus pengunjung bisa ditampilkan dengan link berikut ini:http://localhost/perpustakaan/?p=visitor. Halaman pengunjung tampil seperti gambar berikut.
- Masukkan ID pengunjung, atau scan barkod kartu anggota maka data pengunjung akan langsung tampil seperti gambar berikut.
Ini artinya, bahwa slims telah mencatat kunjungan anggota
tersebut. Diharapkan setiap pengunjung perpustakaan untuk memastikan telah
melakukan input ID data anggotanya agar jumlah kunjungan perpustakaan tercatat
dengan baik.
Pengaturan GMD
GMD (Genaral Material Designation) bisa diartikan sebagai
jenis koleksi, misalnya jenis koleksi buku, majalah, koran, cd, kaset, peta,
dan lain-lain. Untuk menyesuaikan jenis GMD di masing-masing perpustakaan, maka
data GMD bisa diatur. Caranya:
- Klik pada menu Master File. Halaman master file akan ditampilkan seperti gambar berikut.
- Klik tombol GMD Baru untuk menambahkan jenis GMD. Halaman input GMD Baru akan tampak seperti gambar berikut.
- Masukkan jenis GMD sesuai kebutuhan. Misalnya dimasukkan kode GMD LKS dan Nama GMD Buku LKS.
- Klik tombol Simpan. Maka jenis GMD Buku LKS telah ditambahkan. Kode ini bisa dimanfaatkan untuk memasukkan buku-buku LKS yang dimiliki perpustakaan.
Saat input bibliografi, maka jenis GMD LKS akan ditampilkan
seperti gambar berikut.
Apabila jenis GMD yang tidak digunakan akan dihapus, maka
caranya klik kotak cek pada jenis GMD, lalu klik tombol Hapus Data Terpilih.
